【幹事さん応援企画!】歓迎会をスムーズに!事前準備はコレで完璧!

歓迎会のクオリティは事前準備で決まる!

歓迎会を開催するにあたり、幹事さんが最低限しなくてはならない事は、、参加人数決定、参加者リスト作成、日程決め、会場決定&予約など。これらについては、以前、こちらの記事「覚えておこう!歓迎会幹事の心得!」でご紹介しました。
今回は、そのキホンを踏まえた上で、さらに覚えておくと便利、しておくと万全!な、ちょっと細かい事前準備をご紹介します。上記記事を読んでない方はぜひ、合わせて読んでみてくださいね。

しておけば安心&ラク!おすすめ事前準備

さっそく、歓迎会の事前準備のポイントを見ていきましょう!
歓迎会のクオリティは事前準備で決まるといっても過言ではないほど。当日余裕を持って、自分が楽しむためにもやっておいてソンはありません。ぜひチェックしてください!

その① デキる人を巻き込み、スタッフに起用!

企画から準備、参加メンバーの確認やお金の管理まで、規模が大きくなればなるほど大変になる幹事の仕事。
少人数であれば何とかひとりでこなせても、人数の多い大規模な歓迎会になる場合は、協力してくれそうなデキる同僚、仲間を巻き込んでしまいましょう!
例えば以下のような、役割分担を決めたスタッフを配置します。

<スタッフ配置例>
・受付係:参加者の受付
・会計係:会費集め、会計
・司会者:当日の司会進行
・撮影係:写真、ビデオ撮影
・場内係:座席決め、誘導

信頼のおけるスタッフがこれだけいると心強いですよね。
あれもこれもひとりで抱え込まないで、協力者を得て歓迎会を成功に導きましょう!

その② 先輩幹事&上司にアドバイスをもらう!

過去に、歓迎会(宴会)を担当したことのある先輩幹事から、どんなふうに準備したか、どんなトラブルがあったか、お話を聞いてみましょう。
苦労した点、気を付けたいところ、逆に人気だった催しなど、細かく取材して自分がやりたい歓迎会のイメージを膨らませると共に、トラブルにつながるような事は事前に排除するなどの配慮を。

お店や食事内容で悩んだら候補のお店をいくつかに絞り、上司にアドバイスをもらうのもおすすめです。
これまでたくさんの宴会を経験してきた上司であれば、きちんとした文書という形では残っていないけれど、昔から続く会社のならわし的なものを知っているかもしれません。それに則ったほうがラクな場合もあります。

その③ 会場の下見&打合せ

会場の予約時には、実際の会場を見て、テーブルや座席の配置などを把握します。お店のスタッフに、テーブルや座席が移動可能かどうかなども、確認しておきましょう。

歓迎会当日には、「受付係」や「場内係」などのスタッフを連れて、早めにお店に行き、下見をしましょう。主賓はどこに座るのか、人が動きやすい動線の確保など、準備を万端に!
また、お店のスタッフに名刺を渡して、話しやすい関係性を築いておく事も大切です。

その④ 会費は事前に徴収!小銭の準備も忘れずに

会費は歓迎会が始まる前に、必ず徴収しておくようにしましょう。
お酒が入ってから集めるとなると、徴収漏れ発生確実!漏れがないよう、参加者リストにチェックをいれながら集めます。
事前に金額を連絡していても、大きなお金(万札)しか用意していない人もいますので、小銭やおつりもある程度は用意しておくとスムーズですね。

その⑤ まさかのトラブルへの備え、帰りの車の手配も!

調子にのって飲みすぎて気分が悪くなる人が出ることを想定して、悪酔いへの対策もシミュレートしておきたいですね。
とっさの時用のビニール袋や、立てなくなった人への介抱は誰がするか、などスタッフと打合せをしておきましょう。

帰りのタクシーも週末の夜ともなれば混み合いますので、気を使うべき上司がいる場合などは事前にタクシー会社へ連絡しておくのも手です。

事前準備も楽しく!

いかがですか?なんだか細かくて大変なようですが、細かいところまで準備&想定しておくと当日も慌てないで済み、精神的にも断然ラク!
協力者を巻き込みながら、事前準備も楽しく進めてくださいね。

さくら水産は、幹事さんとおサイフの味方!海鮮たっぷりの宴会でご予約お待ちしています!

TAG index

おすすめの記事