【幹事さん応援企画!】覚えておこう!歓迎会幹事の心得!

新しい人たちを迎えるための会

この春から入社した新入社員だけでなく、中途採用、異動や転勤などでも人が入れ替わり、気持ちも新たになるシーズン到来です!
さく水マガジンでは、この時期の春の宴会の中で一番盛り上がる「歓迎会」にテーマを絞って、歓迎会の幹事がするべき基本の準備をご紹介したいと思います。

準備をすすめる前に、幹事の心得として念頭に置きたいのは、歓迎会は新しく入ってきた人たちを「歓迎」するための会だという趣旨を見失わないこと。あくまでも主役はその新しいメンバーたち。
彼ら、彼女らと、親交を深めて業務や職場の人間関係を円滑にするための会ですので、新メンバーが楽しんでコミュニケーションができるよう心配りをするのが、幹事の一番大切な役割です。まずはそれを忘れないように!

歓迎会・キホンの準備&流れ

それではさっそく、歓迎会に向けて具体的に何をしていけばいいのか、最低限これをしないと前に進まない!という、ベーシックな準備の流れを見ていきましょう。

①参加人数を決める&参加者リスト作成

まずは、どれぐらいの規模になりそうか、ざっくりでいいので主賓を含めた参加するべき(してほしい)全メンバーをリストアップします。

エクセルなどでリスト化すれば、後々の出席確認や会費支払い時のチェックリストとしても使えるので、きちんとリストにしておくのがおすすめです。
部署や会社が違う場合は、所属部署や会社名、わかる範囲で電話番号など連絡先も入れておきます。

③日程を決める

候補日を入れた歓迎会案内のメールには、いつまでに返信してほしいか期限を明記しておきましょう。

返ってきたメールで皆が一番調整のつく日に歓迎会の日程を決めます。日程を決めたら、まず日程だけ参加者に知らせておきましょう。

参加人数が多くなればなるほど日程の調整が一番大変ですので、決まったらさっさと予定を抑えてしまうのが鉄則!できるだけここはスピーディに、集中して決めてしまいます。

④会場を決める

さて、ここからが本領発揮!?の会場選びです。
『宴会するなら断トツで居酒屋!人気の理由は?』の記事でもご紹介していますが、食事の内容は歓迎会(宴会)の大切なファクター。

参加メンバーを思い浮かべて、どんなメニューがいいか考えましょう。
年配の上司、新人、若い女性多めなど性別、年齢がバラバラであれば、やはりメニューのバラエティが豊富な居酒屋がおすすめ。

おしゃれなお店より、なじみやすいお店。もっと言うならはじめて行くお店よりは何度か行ったことのあるお店がいいのです。はじめてのお店であれば必ず下見で飲みにいきましょう!

⑤予約する

会場に目星をつけたら、人数と会場規模をてらし合わせつつ、その日が空いているか、飲み放題はあるのか・・・etc、メニューの内容と価格など、お店の人と相談しながら会場を決定!予約します。
その際、万が一キャンセルになる可能性があることも考慮して、キャンセル料のシステムについても必ず確認しておきましょう。
キャンセルはもちろんないようにしたいですが、何が起こるかはわかりません。極力お店の人に失礼にならないように心がけます。

幹事さんは、歓迎会のプロデューサー!楽しんで、心に残る会をつくってくださいね!

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