【幹事さん応援企画】 開会挨拶から二次会まで!歓迎会のプログラムはこう作ろう!

イキナリ乾杯はご法度!

新メンバーを迎える歓迎会当日、参加者が揃い着席。幹事または司会者がノリ良く開会の挨拶(宣言)を行い、そのまま乾杯へと突入・・・・・・スムーズな流れのようですがこれはNG!
仲間内や友だち同士の飲み会であればまったく問題はありませんが、職場で行う、半ばオフィシャルな宴会では、まず乾杯の前に上司の挨拶が必要なんですね。
「上司を立てる」ということです。

このように、歓迎会はただの飲み会ではありませんので、挨拶や紹介といった、いくつか会を進めるために必要なプログラムが入ります。
ちょっと堅苦しいと思うかもしれませんが、会の目的と趣旨を考えたら、それは必然のこと。
会の全体的な流れにメリハリをつけるためにも、どんなプログラムを立てるか考えるのも幹事の仕事です。

歓迎会のプログラム例

ここで一般的によくある歓迎会のプログラム例を見ていきましょう。

1.開会の挨拶(担当:司会者または幹事)

はじめに、幹事または司会者が開会の挨拶をします。

2.最初の挨拶(担当:上司に依頼)

ここの挨拶は会全体の中で、最上位者に頼むのが一般的です。
ただあまり堅苦しくならないようにしたいので、ある程度くだけた、親しみやすい人柄の上役がいるとベストですね!

3.乾杯(担当:上司に依頼)

乾杯の挨拶をしてもらいます。
ここは2の挨拶をお願いする最上位の上役の次、次席上位者に頼みたいところ。

4.歓談

全体の時間を考慮して、歓談時間を設定しましょう。
次の新メンバー紹介で、なごやかな雰囲気になるように気を配ります。

5.新メンバー自己紹介、挨拶など(担当:新メンバー)

ある程度、みんながくだけた雰囲気になったらここで新メンバーを紹介しつつ、各人に挨拶をしてもらいます。
事前に、新メンバーのみなさんに、挨拶をしていただく事を伝えておきましょう。

6.締めの挨拶(担当:上司に依頼)

5が終わったら、時間次第で少し歓談時間を入れてもいいかもしれません。
そのあと最後の締めの挨拶をしてもらいます。ここも2の最上位の上役より次の次席上位者に頼みましょう。
いなかったら次の次と、基本的に挨拶の順は2→3→6と職の降順に考えて問題ありません。もしそういった役職があまりはっきりしない集まりであれば、年齢順や社歴順などでもいいですね。

7.閉会の言葉(担当:司会者または幹事)

ここで会の終了を宣言。なるべく予定時間できっちり終えるようにしましょう。

8.2次会の連絡(担当:司会者または幹事)

2次会を行う場合は、規模にもよりますが前もって参加するかどうか主賓たち(新メンバー)に聞いておくと良いでしょう。その状況によって、お店を予約しておく必要があるか判断します。
三々五々と散らばる予定で、3~4人ぐらいの小規模な集まりであれば、わざわざ予約する必要もないかもしれません。
また上役が2次会にも出席するタイプの人なのか、さっと帰ってしまう人なのかもきちんと把握しておきましょう。2次会からは、別の人にまとめ役を依頼しても良いと思います。

アレンジしてみよう!

以上、歓迎会のプログラムといえば、この流れが一般的ですが、もちろんこれをベースに自己流にアレンジしてもOKです。
新入社員だけの歓迎会であればよくある「一発芸」や「宴会芸」など、会社のルールや伝統に則って披露してもらっても良いかもしれません。
また、退職者がいて「歓送迎会」となる場合には、5と6の間に、退職者の挨拶や記念品贈呈などのプログラムを入れると良いでしょう。

人数が少なめの宴会であれば、幹事が司会を兼ねてもいいかもしれませんが、幹事は参加者が楽しんでいるかどうか、常に気を配る必要があります。できれば司会者は別にたて、進行してもらうほうが幹事自身もリラックスできますね。挨拶をしてもらう上役の他に、司会進行役を頼みたい同僚など、事前に声をかけておきましょう!

幹事さん、素敵な歓迎会のプロデュース、がんばってください!

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