【幹事さん応援企画!】 宴会幹事の基本の心得とは。

「宴会」は会社の年中行事

人の移動が増える3月~5月は、職場でも歓送迎会など宴会がたくさん行われるシーズンですね。
もちろん宴会は春だけでなく、夏は暑気払い、冬は忘年会や納会などまるで社会の年中行事のように行われるもの。季節の関係ないところでは、懇親会や慰労会といったものもあります。そういった宴会の場で、大事な役割を任されるのが「宴会幹事」です。

突然ふってわいたように宴会幹事に任命されてしまい「何をすればいいの?」と困っている貴方のために、連載形式で幹事の役割や心得、準備についてご紹介していきます。
また今回は幹事ではなかった貴方も、幹事はいつなんどき任されるかわからないもの。ビジネスマナーの一つとして知っておいてソンはありませんので、ぜひチェックしてくださいね!

同じようで違う?宴会と飲み会

ここで宴会の定義を少しクリアにしておきましょう。
宴会は飲み食いを共にすることで、お互いのコミュニケーションを深める目的で行います。類義語に「飲み会」がありますが、この宴会と飲み会、似ているようで使うシーンが微妙に違います。明確なルールや線引きはありませんが、一般的には職場の中でも2~3人の少人数であったり、同僚(内輪)内での酒席は宴会ではなく飲み会ということがほとんどです。
宴会はもう少しオフィシャル(公的)な要素が強く、会社全体や部全体など役職に関係がなくある程度の人数が集まる酒席、それが宴会です。とはいえ宴会はかしこまったものではなく、無礼講も許されるざっくばらんな場でもあります。
その宴会でキーパーソンとなるのが、宴会幹事なのです。

宴会幹事が覚えておきたい3つの基本心得

実は職務遂行能力や協調性、企画力、調整力、忍耐力が必要とされる宴会幹事を任せられるようになったら、一人前と認められたも同然。ですので宴会幹事就任は喜ぶべきことなんですね(おめでとうございます!)。

ここで、宴会幹事初心者が最低限おさえておくべき基本の心得を3つご紹介します。

心得その①幹事は宴会のプロデューサーである!

宴会の成功も失敗も幹事次第!幹事の仕切り方ひとつで、宴会の流れやムードが大きく変わります。
参加者全員が心地よく楽しく過ごせれば大成功、参加者の大多数がつまらない思いをするようであれば残念ながら失敗となります。
成功すれば「デキる人」、失敗すれば「段取りの悪い人」と天と地の差の評価に。
デキる人と思われるために、事前準備から宴会が終わるまで、細やかな心配りを心がけて。楽しい飲み会をプロデュースしてやる!ぐらいの心意気で取り組みましょう。

心得その②幹事は会社(団体)の代表であることを忘れない。

お店側にとっては、貴方がその会社(団体)の代表です。そのことを忘れず、お店の人にはきちんと礼儀を尽くしましょう。むやみに予約を変更したり、ましてやドタキャンなどは言語道断。
むしろ、お店の人を味方につけて色々と相談できるような関係性を築くことがデキる幹事のやり方です。

心得その③幹事は慌てない!事前準備を怠るべからず。

参加者全員が楽しくすごせることが一番の目標ですが、できれば自分もそこでリラックスして楽しめればもっと良いですね。
幹事に慣れていない人はしっかり事前準備をして、気持ちに余裕を持たせましょう。
不安な人は、同僚など協力者を巻き込みつつ、根回しやリハーサルなど前もってできることはやっておきます。そうすれば当日も慌てず、冷静に周りを見ながら、自分も楽しむことができます!

宴会幹事として最低限抑えておきたい心得、いかがでしたか。なんだか大変そう・・・と思うかもしれませんが、心配ありません。一つひとつ片付けていけば大丈夫!
頑張れ!宴会幹事さん!

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